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Dicas para organizar eventos científicos

Dicas para organizar eventos científicos

Os convidados querem sair com conteúdo para a vida toda.

Um dos eventos corporativos mais interessantes é o evento científico. Congressos, simpósios e colóquios são situações em que as pessoas se reúnem com o objetivo de trocar ideias, apresentar pesquisas e divulgar descobertas. Diferente de muitos outros eventos, não é a embalagem que interessa – e sim o conteúdo.

No ramo de eventos, quem é capaz de organizar um evento científico com sucesso se destaca e ganha muita visibilidade. Ao mesmo tempo, como são poucas as empresas que se dedicam a fornecer para eventos científicos, esse ainda é um mercado com muito a explorar. Se você quer ingressar neste nicho promissor, definitivamente não pode perder as oito dicas abaixo!

01.  Determinando o local

Um evento científico muitas vezes é itinerante, ou seja, ele ocorre em um local diferente a cada edição. Algumas vezes, a mudança é sutil; em outras, nem tanto. As mudanças podem ser apenas de instituição (pois quase sempre os eventos são sediados por uma entidade de ensino superior ou associação), de cidade, de estado e até mesmo de país.

Em todo caso, é importante garantir que a escolha do local seja sempre relevante. Ou seja, mesmo que o evento científico mude de endereço todo ano, ele sempre deve ocorrer em um local onde o tema do evento está sendo pesquisado, onde há interesse pelo assunto e, claro, tenha um espaço adequado para recebê-lo.

02.  Criando a grade

Os conteúdos do evento são sempre criados pelos cientistas responsáveis. Porém, a grade é responsabilidade dos organizadores – e é uma grande responsabilidade! Os conteúdos geralmente precisam estar organizados de uma maneira que faça sentido, que facilite para os participantes entender a ligação lógica entre eles. Um dos métodos mais tradicionais é colocar as apresentações mais generalistas logo no início do evento; assim, elas servem de introdução. Conforme o(s) dia(s) vai passando, as palestras se tornam mais e mais específicas.

Outro detalhe importante é que a grade de um evento científico precisa evitar ao máximo que os horários se encontrem. A intenção é garantir que os participantes consigam assistir ao máximo possível de workshops, apresentações e mesas-redondas. Quando isso não é possível, a escolha dos eventos que vão sofrer choque de horários precisa ser cuidadosa. Uma dica é tentar fazer com que eventos com a mesma temática não sejam realizados ao mesmo tempo, pois quem tem interesse em um, com certeza, terá interesse no outro, e será obrigado a escolher. Isso gera insatisfação, o que não é positivo. Mas lembre-se, no quesito grade horária, é impossível agradar a gregos e troianos.

03.  Divulgação

A divulgação de um evento científico é um ponto essencial no seu sucesso, que é determinado quase exclusivamente pela quantidade de pessoas que comparecem (o outro ponto acaba sendo a quantidade de pessoas que permanece até o final).
Para garantir que o número de participantes seja alto, é preciso divulgar o evento científico na maior quantidade de locais e mídias possíveis. Geralmente, as universidades criam grupos de e-mail para divulgação destes eventos; além disso, há os quadros de avisos oficiais. Outra opção bastante simples é a criação de um website e perfis em redes sociais dedicados ao evento. Para eventos de grande porte, fazer um anúncio impresso em revistas especializadas também representa um bom investimento. 
Seja qual for o meio, é sempre importante divulgar ao público adequado, ou seja, a quem estuda, pesquisa ou trabalha naquela área. Pessoas de outras áreas podem comparecer, mas não devem ser o seu foco.

04.  Convite a palestrantes

Todo evento científico costuma ter um – ou alguns – palestrantes ilustres. Se você tiver a tarefa de coordenar este convite, tome cuidado. Estes palestrantes costumam ter grande peso no resultado do evento. Busque sempre convidar pessoas que realmente entendam do assunto e cujos nomes sejam conhecidos no meio. Palestrantes que estejam lançando livros sobre o assunto do evento terão muito do que falar, e geralmente ficarão mais do que felizes em participar e divulgar seu lançamento.
Ao convidar um palestrante, é preciso também cuidar da logística de sua visita. Em quase todos os casos, fica a cargo do evento científico (e de seus organizadores) cuidar de passagens de avião, hotéis, refeições e traslados. Isso exige não só atenção, mas também controle de gastos. Além disso, deixe muito claros os termos do convite, para que não haja desentendimentos com o convidado posteriormente.

05.  Captação de recursos

Já que falamos de “gastos”, como se paga um evento científico? Bem, pode haver uma verba da instituição que sedia o evento. Porém, como esta verba nem sempre existe ou é suficiente para cobrir os gastos, resta procurar patrocinadores.
Quem geralmente patrocina os eventos são empresas relacionadas à área ou ao tema. Por exemplo, um congresso de medicina pode ser patrocinado por empresas farmacêuticas. Estas empresas têm interesse em fomentar o evento, pois ele vai gerar retorno para elas no futuro – no caso do nosso exemplo, com a descoberta de novos remédios.
Outro tipo de patrocínio vem das empresas que podem vender algo aos participantes do evento. Um exemplo é uma fábrica de materiais escolares patrocinando um evento de educação. Depois do evento, os participantes podem comprar os materiais produzidos pela empresa, ou indicar para seus alunos.
De qualquer maneira, o segredo para procurar patrocinadores é saber escolher e negociar. O valor que eles estarão dispostos a investir só depende de sua capacidade para apresentar a importância e os benefícios do evento científico que você está organizando.

06.  Inscrições

As inscrições para eventos científicos são quase sempre pagas, porém, elas seguem tabelas especiais. O mais comum é que os preços sejam determinados por categoria, e também pela relação dos participantes com a instituição.
Alunos (e, em alguns casos, ex-alunos) pagam menos do que pessoas de fora. Profissionais pagam mais do que alunos. Entre os alunos, o preço sobre conforme o grau de instrução. Estudantes de graduação pagam menos do que estudantes de mestrado, que pagam menos do que estudantes de doutorado, e... Assim por diante.

07.  Área de Lançamentos

É a famosa “lojinha”. É raro um evento científico que não tenha a área de lançamentos, um espaço para que empresas do mesmo ramo do evento (como os próprios patrocinadores) montem pequenos estandes para apresentar e vender seus lançamentos. Também é muito comum ter editoras apresentando livros sobre o tema do evento.
Uma das vantagens de organizar a área de lançamentos é que as empresas pagam um certo valor pelo espaço de divulgação. Isso ainda ajuda a engordar o orçamento do evento, e significa que você pode investir um pouco mais na qualidade do evento científico.

Ainda existem muitos outros aspectos da organização de um evento científico a serem comentados. Se você quer ver outros textos sobre o assunto aqui no Seu Evento Corporativo, envie uma mensagem! Queremos saber sua opinião!
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