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Como manter o evento dentro do orçamento sem perder qualidade

Como manter o evento dentro do orçamento sem perder qualidade

Não estourar o orçamento do evento é primordial para qualquer produtor de eventos

O orçamento: um dos terrores de organizar um evento corporativo. É ele que fica entre você e aquele telão de 140 polegadas com qualidade full HD, ou aquela estátua de gelo de três metros (e meio) de altura. Basicamente, o trabalho de um produtor de eventos consiste em fazer o melhor possível e não estourar o orçamento.
Brincadeiras à parte, manter o evento dentro do orçamento é realmente difícil; porém, é uma preocupação que precisamos ter. Todos sabemos como é difícil obter fundos para um evento. Além disso, a cada vez que você ultrapassa o orçamento também está indiretamente reduzindo seus próprios lucros. Por isso, trazemos aqui 06 dicas para se manter fiel ao orçamento disponível, sem comprometer a qualidade do serviço.

1.  Faça planilhas
Antes de começar o trabalho, prepare algumas planilhas de gastos. Isso ajuda a visualizar exatamente qual é a situação financeira do evento, e de certa maneira evita que você gaste de maneira despreparada. 
Coloque nas planilhas a descrição do serviço contratado para o evento, o valor a ser pago, a forma de pagamento e data de pagamento. Também calcule quanto resta do orçamento, subtraindo todos os gastos.
A princípio, você pode não ter certeza do quanto vai gastar com cada item. Nesse caso, estime uma média de valores e coloque na planilha como “estimativa”. Quando tiver o valor real, inclua também. Ter os dois números na mão permitirá que você compare sua estimativa com o seu gasto real, o que será útil para controlar o orçamento em eventos futuros.
Também é muito importante que você coloque absolutamente todos os gastos. Pequenas taxas, despesas de locomoção do pessoal e outros valores menores costumam ser esquecidos, mas eles também irão reduzir seu orçamento no final.

2.  Pesquise
A melhor maneira de não sair do orçamento em seu evento corporativo é pesquisar, muito, os fornecedores. A variação de preço é muito significativa, e algumas vezes a única diferença entre um e outro é o nome e a fama.
Pesquise em cidades vizinhas. Nos grandes centros, como São Paulo, os preços costumam ser altos devido à grande demanda. Porém, em cidades um pouco menores – como Jundiaí – há fornecedores com preços mais razoáveis e excelente trabalho.
É claro que não queremos perder qualidade. Por isso, não pesquise apenas o preço, mas também o serviço. Observe portfólios, busque referências e tente conhecer ao máximo o que eles oferecem. Somente feche o contrato com um fornecedor em quem você confie, não importa se é para brindes, buffet, staff ou segurança do evento.

3.  Priorize a necessidade
É importante definir prioridades – ou seja, aquilo que não pode ser deixados de lado e nem prejudicado em qualidade. O orçamento do seu evento corporativo precisa garantir em primeiro lugar o atendimento dessas prioridades. Contratação de segurança, por exemplo, é uma delas; ou o aluguel do melhor local possível. Quando essas necessidades estiverem atendidas, aí sim você pode gastar em elementos de apoio. Seria o caso de decoração ou equipamentos de audiovisual. 
A regra de quais são as prioridades muda dependendo do evento. Mas a ideia continua a mesma: garanta primeiro aqueles elementos que não podem faltar, e depois se preocupe com o que é apenas um “algo a mais” no evento.

4.  Trabalhe com margens
Nunca deixe o orçamento para determinado serviço muito apertado. Um exemplo: vários buffets trabalham com bebidas em consignação. Vamos supor que o buffet que você contratou vai custar cinco mil reais, e cobra mais três reais por cada bebida consumida. Se você deixou separadinho os cinco mil reais, mas não tem nenhuma margem, vai ter que torcer para ninguém beber nada.
Cada vez que o seu orçamento fica fechado, redondinho, em cima dos gastos é um mau sinal. O ideal é que você tenha pelo menos de 10 a 15% de margem livre para trabalhar.

5.  Preveja gastos extras
Ter uma margem é bom, mas o ideal mesmo é estar prevenido para gastos extras. Para isso, só tem um jeito: pesquisar e ser um pouco paranoico. 
Você contratou uma determinada quantidade de eletricidade para o estande da empresa naquela feira; mas e se precisarem colocar um equipamento a mais? Teriam que contratar uma cota extra? De quanto?
O locatário da chácara garantiu que tinha mesas para todos. Mas e se as mesas no final não forem boas? Teria que locar em outro lugar. Quantas? De que tipo?
A melhor maneira de prever gastos extras é simplesmente trabalhar com todos os “e se...” que você conseguir imaginar – mesmo que, na prática, provavelmente a maioria deles não vá acontecer.

6.  Acompanhe o andamento
Não adianta simplesmente fazer aquelas planilhas lá no começo e esquecê-las. O ideal é atualizá-las dia a dia, conforme o andamento do evento corporativo. Inclua os novos gastos que surgirem, e retire os que forem cortados. Isso permite que você veja imediatamente se o seu orçamento começar a sair da linha, e faça algo para corrigir. Também permite, é claro, que você identifique se estiver com uma folga de dinheiro, podendo investir em algo a mais para o evento.

Com o orçamento sob controle e com os fornecedores que você encontra aqui, no guia do Seu Evento Corporativo, fazer um evento corporativo de qualidade e sem exagerar nos gastos vai ficar bem mais fácil.

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