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Como escolher o local para seu evento

Como escolher o local para seu evento

Um bom local é aquele que dá suporte a todas as suas necessidades

Um dos pontos-chave de qualquer evento corporativo é a escolha do lugar ideal. E, embora muitas pessoas – principalmente os leigos – achem que o melhor lugar é o mais caro, mais espaçoso ou mais elegante, essa concepção está errada. O melhor lugar é, na verdade, aquele capaz de atender as necessidades do seu evento.
Se esse primeiro parágrafo pareceu complicado ou muito vago, não se preocupe. Pensando em ajuda-lo a melhorar seu evento social, o guia Seu Evento Corporativo preparou uma lista bem abrangente de itens a observar quando estiver escolhendo o local. Confira:

1.  Considere a quantidade de participantes
Todo evento corporativo precisa começar com pelo menos uma boa noção de quantas pessoas irão participar. Existem vários métodos para fazer essa estimativa. Saber a quantidade de pessoas pode ser a diferença entre um salão gigante, mas vazio, e uma sala pequena porém fervilhando. 
E lembre-se: em eventos corporativos, as impressões contam. Você não vai querer alugar um espaço grande demais para a quantidade de pessoas que está participando e acabar com um público disperso e a impressão de que o evento foi morno - ou até, um fracasso. 
Outro problema, é claro, seria alugar um espaço pequeno demais. Nessa situação, o conforto dos participantes é prejudicado, o que se torna um problema maior quanto mais longo for o evento. Para evitar que isso aconteça, sempre pergunte ao locatário quantas pessoas podem ser acomodadas no local sem perder o conforto. Ele poderá oferecer uma noção precisa, inclusive, da quantidade e disposição ideal de mesas e cadeiras. No caso de auditórios peça a planta do local com as opções de disposições - auditório, "u", "espinha de peixe", sala de aula, círculo, etc. O local também precisa oferecer banheiros o suficiente para atender a todos sem formar filas ou então ter um espaço para ampliação destes com uso de banheiros químicos alocados

2.  Segurança do local
Eventos corporativos, como entregas de premiações, por exemplo, apresentam uma grande concentração de pessoas (e pessoas importantes) por metro quadrado. Por mais que você não queira acreditar que algo possa acontecer, é melhor prevenir do que remediar. 
Escolha sempre locais que permitam controlar a entrada de pessoas. Reconheça as possíveis entradas alternativas e garanta que alguém estará de olho nelas. Tenha também sempre em mente uma opção para saída de emergência. 
Outra coisa importante é verificar se o local tem equipamento de segurança adequado, incluindo extintores e kits de primeiros socorros. Até mesmo uma confraternização da empresa pode resultar em uma situação desagradável por falta de segurança.

3.  Acessibilidade
Acessibilidade é um aspecto bem amplo, então você precisa prestar atenção. O primeiro ponto é acessibilidade geral, ou seja, é fácil para os participantes encontrar e chegar a este lugar? Para responder a essa pergunta, é preciso ter uma boa noção sobre de onde e como os participantes virão. Se eles vem, por exemplo, todos do mesmo local e usando o mesmo transporte – um ônibus fretado, por exemplo – não há problema. Já se eles vêm de locais diferentes, de carro, é preciso garantir que haja uma boa sinalização do local do evento. Se nem todos possuem carro, é preciso observar que haja linhas de transporte público passando próximas ao local. E assim por diante.
O segundo ponto é acessibilidade para as pessoas com deficiência. Sempre busque saber se algum participante tem necessidades especiais, ou até mesmo se haverá presença de idosos e grávidas. Nesses casos, é importante procurar por locais que tenham rampas de acesso, espaço suficiente para a passagem de cadeiras de rodas, e outras facilidades para este público.
Um terceiro e último ponto é a acessibilidade deste local a outros que possam ser de interesse. Por exemplo, se o evento for longo mas não oferecer alimentação ou hospedagem, o local alugado precisa estar próximo de restaurantes e hotéis.

4.  Alvará
Por uma questão de confiança, e também para não ter problemas burocráticos, dê preferência absoluta a locais com alvará de funcionamento. O alvará significa que eles passaram por inspeções oficiais e apresentam as condições mínimas para atender seu evento corporativo de maneira higiênica, segura e, também muito importante: dentro da lei.

5.  Condições do local 
Parece obvio? Mas muitas vezes, não é. Não veja as condições superficiais, aquelas que todos podem ver. Procure todos os recantos do local em que pretende fazer seu evento corporativo, pois pode haver algo fora do normal em qualquer parte. E tenha certeza, os convidados notam. 
Verifique os banheiros, áreas externas e os espaços de apoio. Observe que o chão não tenha irregularidades (o que pode ocasionar quedas acidentais), que o teto ou cobertura esteja em condições de suportar um clima chuvoso no dia do evento, que as paredes estejam limpas e livres de umidade. A piscina, se tiver, precisa estar limpa mesmo que não vá ser usada. Se for um espaço aberto ou com jardins, a grama precisa estar aparada. Em um stand de feira, até mesmo a área do depósito precisa estar construída com cuidado e atenção nos detalhes – um depósito mal-construído, mesmo que não faça diferença para o visitante, pode dificultar a vida do staff que estará ali em todos os dias do evento.
Não é por que um espaço tem algum pequeno defeito que você não pode fazer seu evento lá. Porém, você precisa estar ciente disso, até mesmo para tomar medidas de precaução, se for preciso.

6.  Aberto ou fechado?
A escolha entre um local aberto ou fechado muitas vezes nem existe, pois o tipo de evento determina o tipo de local. Uma palestra será quase sempre em local fechado. Uma gincana corporativa - ou outro evento mais esportivo - será em um local aberto.
Porém, quando há oportunidade de escolher, considere principalmente duas coisas: o clima previsto para a data e o grau de formalidade do evento.
O clima é algo bem prático. No verão, quando está quente e abafado e as chuvas chegam de repente, um local mais protegido é a escolha ideal. Já em períodos mais secos e com clima ameno, os locais abertos são considerados uma opção agradável. Considere também a possibilidade de contratar empresas de climatização se o espaço não atender esse quesito.
Já o nível de formalidade é algo mais relacionado à atmosfera do evento. Pense em um evento corporativo formal, em que o traje é social; isso não combina muito com espaços abertos, chão, terra, grama. Ao mesmo tempo, um evento de confraternização se desenrola de maneira muito mais natural em espaços abertos, onde as pessoas podem se envolver em diferentes atividades – dança, jogos, sorteios e até apresentações.

7.  Acústica
Não existe evento corporativo sem som. A diferença é que, em alguns deles, o som é o elemento central; em outros, é um “algo a mais”. Em todos os casos, ele precisa ser distribuído de maneira adequada pelo espaço. Ou seja, para uma palestra, é preciso verificar se o local que você escolheu permite que a voz do palestrante chegue até as últimas cadeiras do auditório. Para uma festa da empresa, é preciso verificar se a música conseguirá preencher o ambiente. E não se esqueça de que, em alguns eventos, pode ser solicitado que haja áreas livres de som – por exemplo, a área da administração em uma grande feira. Nesse caso, é preciso testar também a acústica das áreas protegidas.

8.  Palco
Assim como o som, a visibilidade é essencial. Se o evento tiver apresentações, é preciso que as pessoas no palco possam ser vistas de qualquer ponto onde haja cadeiras. Mais importante que isso é a segurança no palco. Ele precisa ser acessível através de escada e rampa, e também é interessante que tenha a barra de segurança frontal. Se ele foi montado especialmente para a ocasião (ou mesmo se não foi), tenha certeza de que a construção é sólida e não há partes com folga, o que pode causar um acidente. Verifique o limite de peso para colocar equipamentos no palco. 

9.  Espaços de apoio
Eventos corporativos maiores costumam solicitar locais que tenham espaços diversificados. Vamos retornar ao exemplo da feira: ela precisa ter o saguão onde serão montados os stands, mas também precisa de salas para o pessoal da organização, pequenos auditórios para palestras, áreas dedicadas a receber restaurantes. Cada uma delas exige uma preparação diferente.
Quando escolher o local, leve consigo uma lista dos espaços de apoio necessitados para seu evento e de todas as características que cada espaço deve ter. Faça um check-list para garantir que não vai pular nenhuma especificação que, mais tarde, fará falta na hora da montagem.

10.  Diferenciais
Se você conseguiu encontrar espaços que atendam todos os requisitos básicos, chegou a hora de procurar os diferenciais. Locais que oferecem estacionamento próprio eliminam a necessidade de estacionamentos pagos ou de parar os carros na rua, por perto – o que não é seguro para os convidados. 
Acesso a internet nem sequer pode mais ser considerado um diferencial. É quase certo que os participantes, assim que chegarem, já estarão testando a conexão do smartphone – e se essa conexão não existir, você verá pessoas indo embora antes do esperado. Garanta que isso não vai acontecer oferecendo a eles um espaço que conta com roteador próprio. E não esqueça de verificar o procedimento para fornecimento de senha, se houver alguma.
Equipamento próprio é o último item, mas com certeza um dos melhores. Quanto mais equipamento próprio – datashow, equipamento de som, churrasqueira, mesas e cadeiras... o que for – o local tiver, menos fornecedores você precisará contratar. Talvez o preço dos equipamentos não seja o mais em conta, mas se a qualidade for boa, vale a pena considerar essa opção. Concentrar o máximo de serviços em um fornecedor facilita a organização do evento, pois você não terá que gerenciar vários horários de entrega e retirada de equipamentos. Além disso, o controle de orçamento e realização de pagamentos também fica mais fácil.

Com essas dicas, escolher o espaço perfeito para seu próximo evento corporativo deve estar bem mais fácil agora. Mas se ainda tem dúvidas, comente em nossa rede social do Google Plus! O guia Seu Evento Corporativo vai tentar respondê-las da melhor maneira possível em nosso próximo artigo!

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