Organizar um evento corporativo envolve uma certa dose de burocracia. Trata-se da obtenção do alvará, uma permissão legal para que o evento ocorra. Quando você esquece ou ignora esse “pequeno detalhe”, pode sofrer algumas consequências judiciais, incluindo o recebimento de notificações e multas ou até mesmo o cancelamento do evento.
Porém, embora a palavra documentação cause arrepios em muitas pessoas, obter um alvará não é tão difícil quanto parece. O mais importante é buscar o máximo de informações possível sobre tudo que é exigido, e começar a requisição com um bom prazo de antecedência.
As exigências para obter um alvará são diferentes dependendo do município em que o evento será realizado. Para a cidade de São Paulo, há uma lei principal que regulamenta a emissão destas licenças: trata-se do decreto municipal 49.969, aprovado pelo prefeito Gilberto Kassab e que entrou em vigor em 28 de Agosto de 2008.
De maneira geral, um evento deve ter mais de 250 participantes para que seja exigido o Alvará para Evento Temporário. A Prefeitura exige que a solicitação seja feita no mínimo 30 dias antes da data do evento, ou o processo pode ser indeferido.
A lista de documentos exigidos tem vários itens. A maior parte deles tem a ver com comprovações de segurança. Você precisa, por exemplo, de documentos que comprovem que o local do evento tem capacidade para abrigar todos os participantes; que existem rotas de fuga em caso de emergência; que as instalações sanitárias estão funcionando de maneira apropriada. Também é preciso comprovar que o evento não irá prejudicar o funcionamento normal das áreas vizinhas – por exemplo, com interdição de tráfego ou excesso de barulho. De qualquer maneira, a relação completa pode ser vista no site da prefeitura.
Vale a pena mencionar que existem alguns casos (embora poucos) em que um evento pode estar dispensado da exigência de um Alvará de Autorização para Eventos Públicos e Temporários. Esta exceção se aplica a eventos que ocorram em locais que já possuem um Alvará de Funcionamento. Porém, como sempre, há algumas exigências para receber essa dispensa; por isso, continua sendo essencial ler o Decreto e informar-se caso haja qualquer dúvida.
Para aqueles que moram e trabalham em outras cidades do Brasil, o procedimento exato para solicitação do visto pode ser um pouco diferente. A melhor maneira de obter a informação correta é procurando diretamente órgãos públicos responsáveis, como a prefeitura ou uma delegacia.
Embora cuidar de toda essa documentação, protocolar papéis e passar algumas tardes na sala de espera para ser atendido possa não ser a parte mais divertida de organizar um evento corporativo, essa é uma atividade que não pode ser negligenciada. Isso garante que você não terá problemas futuros – como o cancelamento do evento, que seria nada menos do que um grande desperdício de todos os fornecedores contratados.
Além disso, o alvará também acaba com quaisquer dúvidas que seus clientes possam ter sobre a seriedade dos eventos corporativos que você organiza. Com um Alvará oficial e com as excelentes dicas do guia Seu Evento Corporativo, todos os seus eventos serão um sucesso!
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