Alguns eventos como artísticos e científicos podem ter um elevado custo e se tratando de eventos sem fins lucrativos acabam não podendo contar com verbas apropriadas, por isso é importante conquistar patrocinadores para a perfeita realização.
Patrocinadores podem colaborar não só com dinheiro mas também com produtos e serviços e a função do evento é garantir que o patrocinador tenha destaque junto da programação.
O importante para o patrocinador é ter a garantia de retorno, seja em exposição da marca, divulgação de um produto, apresentação para os convidados ou um espaço cativo no evento como acontece em feiras e congressos.
Vamos então a 10 passos para conquistar patrocinadores para seu evento
1) Listar os possíveis patrocinadores
A primeira ação é uma relação de empresas que tenham proximidade com o tipo do seu evento. Caso seja um evento científico alinhe com a comissão científica as empresas que mais representam seu setor, em eventos culturais, pesquisa por empresas que tenham um público consumidor o mesmo que também consome o conteúdo do evento, e assim por diante.
Dê preferência a empresas com uma imagem que reflita credibilidade. Quanto maior a relação, mais chances de conquistar patrocinadores para seu evento.
2) Criar uma apresentação
Uma boa apresentação é a carta de entrada. Inicie com a apresentação da sua empresa e com as realizações de que já fez.
Caso não seja a primeira edição de um evento, apresente dados dos eventos anteriores como custo, público, resultados etc. Deixe, de forma discreta mas visível, que outras marcas, principalmente concorrentes, já patrocinaram edições anteriores. Isso pode ser exibido em fotos e materiais gráficos.
Descreve como foi feito o evento anterior, seu método de trabalho e o que diferencia seu evento de outros.
Caso seja a primeira edição, tenha dados que reforcem a importância de acontecer o evento.
3) Desenvolver a proposta
O proposta de patrocínio deve vir ao final da apresentação, para que o cliente já esteja tão envolvido que o valor pareça pequeno perto de tanto a oferecer. O projeto deve explicar como o evento ocorrerá e quais as possibilidades de retorno, seja imediato ou a longo prazo. Tente atrelar o tema do evento a proposta do patrocinador.
4) Apresente como o patrocinador aparecerá no evento
Deixe bem claro onde o patrocinador terá visibilidade durante o evento. Quais veículos de mídia e quais peças sua marca estará exposta, quais espaços para desenvolvimento de atividades, quais ações serão permitidas e quanto de acesso a empresa terá ao público pós evento.
Dentre as principais ações em eventos corporativos, científicos e culturais que você pode oferecer estão a montagem de estandes, sinalização do evento com marca, promotoras uniformizadas, distribuição de brindes, patrocínio de palestrantes, logo em materiais gráficos e de mídia.
Pense em todas as possibilidades, a marca do cliente pode estar presente deste o comercial de TV até um simples ticket de guarda-volume.
5) Dê opções variadas de investimento
Crie cotas de investimento, onde o montante possa concretizar o evento e você posso solicitar patrocínio para mais de uma empresa.
Além de criar cotas com um número de vantagens para investimentos diferentes você pode optar por patrocínios específicos de itens. Assim como foi dito no tópico anterior, cada peça do evento pode ter um patrocínio diferente e você pode cobrar um investimento de acordo com o custo do item e a exposição da marca.
6) Novos clientes e consumidores
Estude o potencial de conquistar novos clientes e consumidores a partir da relação entre um evento e a marca patrocinadora. Estratégias de divulgação podem gerar interesse no patrocinador, especialmente se o evento for um sucesso. É o caso de ações de propagação de conteúdo online em sites e perfis em mídias sociais, onde muitos usuários podem descobrir mais sobre o evento e também sobre os patrocinadores.
7) Propaganda enganosa jamais
A honestidade acima de tudo. Nem pense em tentar enrolar os interessados em investir no evento, isso certamente voltará contra você. Uma empresa com anos no mercado tem muito mais força do que um evento que está iniciando. Em vez de fazer promessas que dificilmente será capaz de cumprir, seja realista e apresente somente aquilo que você tem condições de oferecer.
8) Organização em todas as ações
Seja na criação do projeto ou na forma de abordagem dos possíveis patrocinadores, aja com o máximo de organização em todas as ações. Mostrar eficiência e segurança na apresentação fará com que o patrocinador acredite que o evento seguirá a mesma lógica de organização. Não tenha apenas uma apresentação bonita em power point, tenha números, dados e esteja preparado para responder qualquer dúvida. Caso alguma questão sem resposta surja, seja honesto e diga que irá estudar o caso e retornar o mais breve possível.
9) Aborde de forma adequada
Você pode fazer uma abordagem inicial por e-mail e telefone, dando uma prévia do evento e marcando uma reunião. Não apareça de surpresa. Caso você seja rejeitado, não desrespeite a pessoa, pois ela poderá falar mal de você para quem ainda não recebeu a sua proposta.
10) Dar um Feed back
Embora este momento já venha depois de ter conquistado um patrocinador ele é essencial para o mesmo venha a patrocinar futuramente novos eventos ou novas edições do mesmo. Então não deixe de criar um completo relatório de resultados e apresentar para o patrocinador depois do evento. Este deve contar com número de participantes, mídias que divulgaram, relatório de custos finais e, se possível, uma relação de contatos coletados dos participantes para futuras ações de marketing da empresa, uma pesquisa durante o evento pode ser ouro para o patrocinador.
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