Então você ganhou aquele projeto de evento corporativo superconcorrido, e passou meses fazendo a organização completa. Contratou buffet, alugou um espaço, cuidou de detalhes como o alvará, a segurança e a limpeza dos banheiros. Mas o dia do evento chegou e... você esqueceu de calcular a quantidade de participantes. Agora, o espaço está apertado, o buffet não está conseguindo atender a todos, e filas estão se formando na frente dos banheiros.
Esse é o tipo de erro que não se pode cometer ao organizar um evento corporativo. Por isso, no guia do Seu Evento Corporativo, vamos trazer as dicas essenciais para calcular o número de pessoas no evento. Acompanhe:
1. Estime
Para começar, estimativas são muito úteis. Existem algumas ferramentas que você pode utilizar para ter noção da quantidade de participantes, mas elas variam dependendo do tipo de evento. Vamos ver alguns exemplos.
•No caso de feiras, congressos, você pode utilizar relatórios sobre a quantidade de pessoas nos anos anteriores. Observe os últimos três ou cinco anos e veja a proporção de crescimento ou diminuição nos visitantes ano a ano. Então, aplique a mesma taxa, para estimar a quantidade de participantes no seu evento.
•No caso de um evento corporativo fechado, como uma confraternização ou uma festa de lançamento, trabalhe baseado na quantidade de funcionários ou clientes registrados na base de dados. Se for permitido trazer convidados, estime de um a dois por convite, no máximo.
•No caso de um evento corporativo sem histórico anterior, faça uma estimativa baseada no número de possíveis interessados. Vamos imaginar um exemplo com um evento científico? Se você estiver organizando a primeira convenção de estudantes de Literatura Japonesa em São Paulo, você pode pesquisar quantos estudantes de Japonês existem na região do evento (por exemplo, zona sul), pois eles são os mais interessados em uma convenção deste tipo.
2. Pesquise
Faça pesquisas informais. As estimativas são um bom começo, mas elas podem ser modificadas por fatores que não conseguimos controlar – até mesmo o clima pode fazer com que os participantes mudem de ideia.
Então, procure conversar com os possíveis participantes do evento. Eles realmente pretendem ir? Quantos convidados pensam levar? O que poderia motivá-los a faltar? E a não faltar?
Se o evento tiver uma abrangência muito grande – com participação de pessoas de diversas cidades, estados ou quem sabe até de fora do país – seria inviável fazer esta pesquisa de maneira direta. Neste caso, o melhor método é utilizar ferramentas digitais. Uma pesquisa pode ser enviada por e-mail, o que permite fazer todas as perguntas necessárias. Porém, isso somente é possível quando você tem uma noção de quem, exatamente, participaria do evento.
Se você não tiver ideia de quem poderia comparecer ao evento, pode usar a força das redes sociais. Basta criar uma página de evento no Facebook e observar quantas pessoas confirmam presença. Infelizmente, o Facebook ainda é limitado para esta funcionalidade. Isso significa que, embora seja prático e abrangente, não é lá muito confiável.
3. Compare
Agora você tem dois números: as estimativas e as pesquisas. Compare e utilize o maior; afinal, quando se trata de eventos, é melhor sobrar do que faltar. No entanto, se você notar que a diferença entre eles é extremamente grande – o tipo de diferença que afetaria seu orçamento inicial -, você também pode buscar uma média entre os dois números.
Essa é a parte mais difícil em prever a quantidade de participantes; No final, elas são exatamente isso: previsões. Se você jogar com um número muito alto e errar, terá perdido dinheiro na contratação de fornecedores. Se jogar com um número muito baixo, o evento pode sofrer em termos de qualidade.
É por isso que, na hora do passo 3 - “comparar” - você precisa utilizar sua experiência e sensibilidade na organização de eventos. E, claro, deve estar preparado para errar – o que você vai conseguir seguindo os passos 4 e 5.
4. Monitore
Você já tem os números possíveis, estimativa e pesquisa. Agora, chegou o evento e você finalmente saberá os números reais. Mas isso não significa que você pode esperar o evento acabar e simplesmente ver os estragos.
O correto nesse momento é monitorar passo a passo. Verifique a cada hora o número de pessoas que compareceram. Deixe os responsáveis pela segurança avisados para manterem um controle das listas de convidados. Se a entrada for registrada eletronicamente, peça um relatório periódico. Não importa o método, você precisa ao menos de uma boa noção de quantas pessoas estão dentro do seu evento.
Se for muito cedo, e o evento já estiver atingindo o limite máximo de participantes que você havia estipulado, é hora de acionar o famoso Plano B. O mesmo principio vale se o horário de começar estiver chegando e a quantidade de participantes já estiver muito abaixo do previsto.
5. Prepare-se
Qual é o plano B? É claro que ele varia, dependendo do evento. Basicamente, porém, ele consiste em ter dois acordos na manga.
O primeiro acordo é para corte de fornecimento, caso o número de participantes fique abaixo do previsto. Se o estande da empresa estiver contando com mil visitantes por dia, mas só receber 500 no primeiro dia, o acordo ideal permitiria reduzir o buffet para 750 pessoas no segundo dia. Com isso, você ainda teria folga para atender os visitantes, mas reduziria em 50% seu desperdício.
O segundo acordo é, como você deve imaginar, para ampliar o fornecimento. Se o número de participantes ultrapassou a expectativa, e o espaço coberto já não é suficiente, você precisa ter um acordo com um locatário para prover um toldo extra às pressas. Esse é apenas um exemplo, mas o mesmo vale para todo o resto – desde aluguel de cadeiras até compra de uma segunda remessa de brindes, para os visitantes a mais.
Parece complicado, mas essa é a receita do sucesso. Preparação antes, durante e depois do evento começar!
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